Het is al heel vaak gezegd: Het zijn bijzondere tijden en die vragen om bijzondere oplossingen. Maar om tot succesvolle, bijzondere oplossingen te komen is het denk ik ook erg belangrijk om met elkaar ervaringen uit te wisselen en elkaar feedback te geven (gevraagd of ongevraagd).
Je komt al snel tot de conclusie dat je online een mentorgesprek moet organiseren. Want om zoveel mogelijk mensen te bereiken, zonder last te hebben van quarantaine of dergelijk, biedt een online bijeenkomst natuurlijk prima uitkomst. Maar hoe organiseer je dat, zonder dat jij, je mentoren en de ouders daar niet al teveel werk/moeite aan hebben?
Begin met het inventariseren van de beschikbaarheid van de betreffende mentoren. Geef aan op welke dagen en tussen welke tijden er gesprekken gepland mogen worden en binnen deze tijdvakken kunnen de mentoren dan aangeven wanneer zij wel en niet beschikbaar zijn voor online mentorgesprekken.
Als dit allemaal geïnventariseerd is, kan dit verwerkt worden in Microsoft Bookings. Hierin kan je een reserveringsformulier maken en alle mentoren als "medewerkers" aan de reserveringsagenda toevoegen.
Microsoft Bookings zorgt ervoor dat er geen dubbele afspraken gemaakt kunnen worden, er automatische mails verstuurd kunnen worden én er automatisch een Teams-vergadering aan de afspraak gekoppeld wordt.
Het verwerken van de beschikbaarheid van de mentoren in Microsoft Bookings is een secuur en tijdrovend werkje. Maar als je het goed doet, heb je er daarna wel ontzettend veel gemak en overzicht van.
Vervolgens kan er vanuit school één centrale berichtgeving worden uitgestuurd naar de ouders omtrent de beschikbaarheid van de docenten voor de mentorgesprekken, met één universele URL naar de reserveringspagina.
De ouder kan de mentor van het kind kiezen, een gewenste datum en tijdstip om vervolgens het moment te reserveren (in de outlook-agenda van de mentor). Zodra het moment gereserveerd eerst krijgt de ouder direct per e-mail een bevestiging van de reservering met de nodige afspraakdetails.
Je kunt ook enkele herinneringen instellen voor "medewerkers" en "klanten" die bepaalde momenten voor de afspraak nogmaals verstuurd moeten worden per e-mail. Zo kan je mensen ook nog automatisch helpen herinneren aan de gemaakte afspraak. Daarnaast hebben ouders ook meteen weer de link naar de online vergadering in Teams direct beschikbaar in de mail.
De mentor kan de afspraak terugvinden in zijn outlook-agenda en kan via de Teams-agenda direct de online vergadering openen. Er wordt voor de mentor automatisch een agenda-item in zijn outlook-agenda aangemaakt, met de nodige reserveringsdetails van de afspraak in de notitie.
Het opstarten van het online gesprek is zeer eenvoudig te realiseren door maximaal 5 klikken met de muis. Voor de ouders begint het vanuit de bevestigings- en/of herinneringsmail van de afspraak via de knop "Deelnemen aan vergadering". En voor de docent begint het vanuit zijn Teams-agenda via de knop "Deelnemen".
Verder kunnen er door de docent of de ouders altijd nog extra mensen worden toegevoegd aan het gesprek in Teams, als dit wenselijk is.
Wil je meer informatie over deze oplossing om mentorgesprekken (of oudergesprekken) te organiseren? Neem gerust contact met mij op. Ik zal kijken of ik je zo snel mogelijk op weg kan helpen. Je kunt mij het beste bereiken via [email protected], via WhatsApp (scan de QR-code linksonder) of bel mij gerust op 085 0600 206.
KvK: 78002087
IBAN: NL 57 KNAB 0502 2489 71
